Leitfaden Referierende

Der DGVT-Kongress findet über die Plattform Zoom statt.

Für die Teilnahme am Online-Kongress über Zoom benötigen Sie einen PC oder Laptop mit Kamera, Mikrofon und Lautsprecher (dies kann am PC/Laptop integriert sein). Wenn Sie ein Headset haben, können Sie auch dieses nutzen. Damit Ihre Veranstaltung störungsfrei ablaufen kann, benötigen Sie als Referent*in einen stabilen Internetzugang.

Sie benötigen keinen eigenen Zoom-Account. Die DGVT-Geschäftsstelle richtet für Ihre Veranstaltung einen digitalen Raum ein und übermittelt Ihnen spätestens eine Woche vor dem Online-Kongress Ihre Zugangsdaten.

Spätestens eine Woche vor dem Online-Kongress erhalten Sie von der DGVT per E-Mail einen Link zu Ihrer Veranstaltung, zusammen mit einer Meeting-ID (Kennnummer für das Web-Seminar) und einem Passwort.

Es gibt zwei Wege, einer Zoom-Veranstaltung beizutreten:
1. Nutzen Sie direkt den Link: Sobald Sie auf den Zugangslink klicken, startet der Zoom-Download automatisch. Sie werden aufgefordert, die Datei zu speichern. Gehen Sie anschließend auf Ihre Downloads (Pfeil oben rechts auf Ihrem Bildschirm) und klicken Sie auf die heruntergeladene Datei. Zoom öffnet ein Fenster und unterstützt Sie im weiteren Anmeldeprozess. Sobald das Programm installiert ist, geben Sie bitte die Meeting-ID sowie das Passwort ein (sofern Sie dazu aufgefordert werden). Bitte beachten Sie, dass sich die Anmeldeprozesse unterscheiden können. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Video: www.youtube.com/watch
2. Gehen Sie auf die Homepage www.zoom.us. Klicken Sie auf den Reiter „Einem Meeting beitreten“. Geben Sie die Meeting-ID ein. Auch hier werden Sie aufgefordert, die Datei runterzuladen. Sobald das Programm installiert ist, geben Sie das Passwort aus der E-Mail an.

Bitte prüfen Sie vor dem Beitritt in den digitalen Raum, ob die Kamera und das Mikrofon funktionieren, indem Sie per „Computeraudio“ beitreten und/oder die Audio- und Videoeinstellungen Ihres Gerätes prüfen. Diese Funktion wird i. d. R. automatisch angezeigt. Des Weiteren können Sie Ihr Mikrofon und die Kamera über die Zoom-Menüleiste einstellen.

Teilnehmer:
Klicken Sie auf das Symbol „Teilnehmer“, sehen Sie am rechten Bildschirmrand aufgelistet, wer am Seminar teilnimmt.

Chat:
Durch Klicken auf das Chat-Symbol öffnet sich am rechten Bildschirmrand ein Fenster, in das Sie Ihre Nachrichten schreiben können. Hier können Sie (je nach Einstellungen) entweder eine Nachricht an alle oder an eine bestimmte Person schicken. Die Teilnehmer*innen können keine privaten Nachrichten austauschen. Auch ist es nur Ihnen gestattet, Dateien für Teilnehmer*innen hochzuladen. Diese Funktion ist für Teilnehmer*innen gesperrt.

Bildschirm freigeben:
Über das Symbol "Bildschirm freigeben" können Sie Ihren Bildschirm mit den Teilnehmer*innen des Seminars teilen. Beachten Sie hierbei, dass immer nur das freigegebene Fenster von den anderen zu sehen ist. Wechseln Sie zum Beispiel von einem Word-Dokument zu einer Powerpoint-Präsentation, müssen Sie die Freigabe erneuern. Sind weitere Fenster auf Ihrem PC/Laptop geöffnet, können die Teilnehmer*innen sie nicht sehen.
Über die Funktion "Bildschirm freigeben" gelangen Sie zudem zum virtuellen Whiteboard.

Breakout-Rooms:

Die Breakout-Räume ermöglichen Ihnen Gruppenarbeiten durchzuführen. Sie können die Meeting-Teilnehmer*innen automatisch oder manuell in separaten Sitzungen aufteilen und jederzeit zwischen den Sitzungen wechseln.

Meeting verlassen:
Wenn Ihr Seminar zu Ende ist, können Sie über diese Funktion die Veranstaltung verlassen. Sie werden erneut gefragt, ob Sie aus dem Seminar austreten möchten, falls Sie aus Versehen auf die Schaltfläche gekommen sind.
HINWEIS: Wenn Sie eine Pause machen, verlassen Sie nicht den digitalen Raum, sondern schalten Sie lediglich Ihr Mikrofon und die Kamera ab. Wenn das Seminar weitergeht, können Sie die Kamera und auch das Mikrofon wieder aktivieren. Auf diese Weise ersparen Sie sich ggf. technische Probleme, die durch ein erneutes Einloggen auftreten könnten. Wenn möglich, deaktivieren Sie daher auch Ihren Ruhe-/ oder Energiesparmodus am PC/Laptop, so dass sich dieser bei längerer Inaktivität nicht automatisch ausschaltet. Sollten Sie sich auf dem PC/Laptop abmelden, denken Sie daran, dass Ihre Kamera und Ihr Mikrofon weiterlaufen, solange Sie diese nicht deaktiviert haben.

Wenn Sie einen Workshop leiten, können Sie den Teilnehmer*innen vorab ein Handout zukommen lassen. Bitte schicken Sie in diesem Fall das Handout an uns (kongress(at)dgvt.de), wir leiten es an die Teilnehmer*innen Ihres Workshops weiter.

Sollten Sie ein Symposium leiten und möchten den Teilnehmer*innen vorab Informationen zukommen lassen, können Sie diese in Form eines Links an uns schicken, wir laden den Link auf unsere Homepage unter dem Menüpunkt "Programm" hoch.

Jeder Veranstaltung ist ein/e Mitarbeiter*in aus der Geschäftsstelle zugewiesen, die Sie beim Check-In unterstützt und Sie ggf. mit notwendigen Zoom-Funktionen vertraut macht.

Spätestens eine Woche vor Ihrer Veranstaltung bekommen Sie eine E-Mail von der Geschäftsstelle, in der genau erklärt wird, zu welcher Uhrzeit Sie sich am Kongresstag mit Ihrer/m Helfer*in treffen. Bitte planen Sie jedoch mindestens eine viertel Stunde vor Beginn Ihrer Veranstaltung für den Check-In ein.

Bitte beachten Sie, dass lediglich die Hauptvorträge aufgezeichnet werden dürfen. In allen anderen Veranstaltungen möchten wir den Teilnehmer*innen einen offenen und geschützten Raum für viel Diskussion geben.

Bitte klären Sie zu Beginn Ihrer Veranstaltung ab, wie Diskussionsrunden digital stattfinden können.

Wir empfehlen dafür die Zoom-Chatfunktion zu nutzen. Bitten Sie die Teilnehmer*innen, eine Wortmeldung (WM) in den Chat zu schreiben, so können Sie die Fragenden nach und nach zu Wort kommen lassen. Bitte bedenken Sie dabei, dass die Kamerafunktionen nur bei den Wortmeldungen der Teilnehmer*innen angeschaltet werden sollte, da es sonst zur Überlastung der digitalen Übertragung kommen kann. Bitten Sie also die Teilnehmer*innen zu Beginn der Veranstaltung, sämtliche Kameras auszuschalten.

Sie können aber auch die Teilnehmer*innen bitten, ihre Fragen direkt über die Chatfunktion zu stellen, sodass Sie lediglich die Fragen beantworten müssen.

Wir unterstützen Sie beim Check-In. Sollten Sie technische Probleme haben, können Sie sich jederzeit an die Geschäftsstelle wenden. Das genaue Vorgehen bei technischen Problemen klären wir frühzeitig mit Ihnen ab.